Утро в современном офисе часто начинается одинаково: вы включаете компьютер, открываете почту, запускаете мессенджер для общения с коллегами, открываете таск-трекер, CRM, облачное хранилище, пару-тройку таблиц в Excel или Google Sheets, HR-систему… и уже через полчаса понимаете, что просто «готовитесь работать».
Каждое действие — это переключение контекста. Каждое переключение — это потеря времени и внимания. И чем больше таких систем у компании, тем выше шанс, что сотрудники будут тратить значительную часть дня на так называемую «серую работу» — действия, которые никак не двигают проекты вперёд, но без которых в текущей архитектуре бизнес-процессов не обойтись.
Что такое «серая работа» и откуда она берётся
Термин «gray work» (серая работа) описывает скрытые потери времени и энергии сотрудников из-за несовершенной цифровой инфраструктуры. Это не про сложность задач и не про сопротивление новым технологиям. Это про то, что инструменты не связаны между собой и вынуждают людей выполнять рутинные, дублирующие действия:
-
искать одну и ту же информацию в нескольких системах;
-
переносить данные вручную из одного приложения в другое;
-
выполнять одни и те же операции в разных интерфейсах;
-
повторно вводить уже известные сведения;
-
держать в голове десятки вкладок и логинов.
Недавнее исследование Quickbase, в котором участвовало 2000 работников из 10 отраслей, показало: более половины опрошенных признаются, что стали менее продуктивными именно из-за раздробленности софта. Почти 60% тратят 11 часов и более в неделю на поиск информации, «разбросанной» по системам. 90% — испытывают переутомление от количества программ, необходимых для выполнения задач.
Это не просто раздражающий фон — это прямые убытки для бизнеса. Проектные задержки, дублирование работы, ошибки коммуникации и перерасход бюджета становятся нормой, а реальная «работа по сути» занимает лишь половину рабочей недели.
Проблема не в ИИ — проблема в архитектуре
Многие сегодня торопятся обвинить в проблемах искусственный интеллект: мол, новые AI-инструменты только добавили хаоса. Но давайте будем честны — ИИ сам по себе не создаёт лишней работы.
Корневая причина — в том, что компании наращивают парк цифровых решений, не заботясь о связности. Это как строить здание, пристраивая к нему этажи и крылья без единого плана. Рано или поздно перемещение по нему становится кошмаром: чтобы попасть из одной комнаты в другую, нужно выйти на улицу, обойти двор и зайти через другой вход.
В бизнесе это выглядит так: CRM живёт сама по себе, таск-трекер отдельно, облачное хранилище отдельно, бухгалтерия — в ещё одном сервисе. И каждое действие превращается в «мини-квест».
А теперь умножьте это на количество сотрудников и посчитайте, сколько часов компания тратит на «серую работу» вместо того, чтобы двигаться вперёд.
Единое окно: как SaaS-платформа решает проблему
Выход очевиден: создать интегрированную среду, где все ключевые функции и данные доступны из одного интерфейса.
Это не обязательно означает, что нужно «запихнуть всё» в одно приложение. Но это точно означает, что:
-
Коммуникации, задачи, документы и аналитика связаны между собой;
-
Информация хранится в одном месте, а не копируется вручную;
-
Интеграции работают бесшовно — данные не теряются и не искажаются при передаче;
-
AI подключается там, где он реально нужен, а не для галочки;
-
Сотрудник видит только то, что нужно для его работы, а не тонет в лишних вкладках.
Такое решение экономит время, снижает количество ошибок и упрощает обучение новых людей. В итоге выигрывают все: сотрудники работают спокойнее и быстрее, а бизнес получает больше ценности за те же часы.
Пример из практики: AI eXpert Creator от Progressive OS
В Progressive OS мы создаём не просто «ещё один сервис», а именные цифровые платформы, которые закрывают весь цикл задач клиента в одном окне.
AI eXpert Creator (Aixc) — именно такой продукт. Это профессиональная платформа премиум-класса для создания экспертного контента, способная за 240 секунд пройти путь от идеи до готовой статьи с изображениями, SEO-оптимизацией и адаптацией для соцсетей.
Вместо того чтобы разрывать процесс на десяток инструментов — отдельный поиск, отдельный текстовый редактор, генератор изображений, оптимизатор, форматировщик для VK и Telegram — Aixc объединяет всё в одном интерфейсе.
-
Умный поиск и анализ конкурентов.
-
Генерация текста с 96% Human Score, неотличимого от человеческого.
-
Автоматическая SEO-оптимизация.
-
Генерация изображений с интеграцией Unsplash.
-
Технология Last Prompt™ — итеративное доведение текста до идеала, с сохранением авторского голоса.
-
Экспорт в любых форматах, включая PDF, DOCX, HTML и Markdown.
Благодаря модульной архитектуре Aixc легко дорабатывается под задачи клиента — от интеграции с внутренними базами до добавления специализированных шаблонов и метрик.
Это не просто экономия времени — это устранение хаоса и переход от разрозненных сервисов к предсказуемой, управляемой и быстрой экосистеме, в которой команда работает в одном окне и без лишних переключений.
Почему кастомизация важнее универсальности
Можно возразить: «А разве не проще купить готовый SaaS с интеграциями?» Иногда — да. Но чаще готовые решения тянут за собой лишний функционал, который только нагружает сотрудников.
Универсальные сервисы проектируются под усреднённый сценарий, а бизнес-процессы каждой компании уникальны. Из-за этого:
-
часть функций остаётся невостребованной, но отвлекает внимание;
-
ключевые задачи решаются обходными путями;
-
сотрудникам приходится подстраиваться под софт, а не наоборот.
В результате та же «серая работа» никуда не исчезает — она просто меняет форму. Кастомное решение позволяет убрать лишнее и сосредоточиться на том, что действительно нужно.
Но все же, если говорить о позитивных примерах готовых решений, то яркий пример — Nextcloud: платформа, в которой в одном окне с глубокой интеграцией собраны ключевые рабочие инструменты сотрудников — от файлового хранилища и коммуникаций до трекера задач и офисных редакторов.
Что делать бизнесу прямо сейчас
-
Провести аудит цифровой инфраструктуры
Посчитать, сколько систем реально используется и как часто между ними приходится переключаться. -
Определить узкие места
Где чаще всего теряется время? Какие данные приходится искать или дублировать? -
Сократить и объединить
Убрать лишние инструменты, заменить их на единый интерфейс или связать интеграциями. -
Разработать «единое окно» под себя
Внедрить кастомную SaaS-платформу с модульным функционалом и управляемым подключением AI.
В 2025 году эффективность бизнеса всё меньше зависит от количества купленных программ и всё больше — от того, насколько связно они работают друг с другом.
Если сотрудники тратят половину недели на поиск информации, дублирование задач и переключение между сервисами, никакой рост производительности невозможен. Решение — перейти от цифровой «лоскутной» инфраструктуры к целостной платформе, где всё под рукой.
Progressive OS создаёт именно такие системы — кастомные, интегрированные и удобные. Чтобы ваши сотрудники занимались тем, что действительно приносит результат, а не серой работой.